Memproses Perjalanan Bisnis

Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.
Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan bisnis, yaitu:
1. In house travelling department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel di mana pimpinan akan menginap, serta mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan bisnis.
2. Travel Bureau (Biro Perjalanan), yaitu perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan.
3. Administrasi Kantor/Sekretaris, yaitu administrasi kantor/sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan.
Persiapan perjalanan bisnis meliputi:
- Persiapan rencana perjalanan bisnis.
- Persiapan dokumen perjalanan bisnis.                                                                                                                - Persiapan tranportasi dan akomodasi.
- Persiapan daftar perjalanan bisnis (itinerary).
- Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis.
- Persiapan yang perlu dilakukan sebelum melakukan perjalanan bisnis, yaitu mengumpulkan     informasi tentang:
-Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalanan bisnis.
- Menentukan tujuan utama perjalanan bisnis pimpinan.
- Mencari tahu waktu atau jadwal yang pastientang cara perjalana bisnis mengenai - keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.
- Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai oleh pimpinan.
- Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.
- Cara pemesanan tiket pesawat dan hotel.
- Customs regulations (peraturankepabeanan.
- Baggage (bagasi).
- Cara memperoleh pengantian ongkos perjalanan.
- Dokumen/materi apa saja yang perlu dipersiapkan.
- Tujuan-tujuan perjalanan bisnis:
- Perjalanan bisnis untuk mengikuti tender proyek.
- Perjalanan bisnis untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan - penjajakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain.
- Perjalanan bisnis untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional.
- Perjalanan bisnis untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
- Perjalanan bisnis untuk melakukan pembukaan kantor/perusahaan cabang.
- Perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat).
- Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke negara lain.
- Informasi yang harus diketahui oleh administrasi kantor/sekretaris:
- Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines (perusahaan maskapai penerbangan) tersebut.
Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara. Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation (pemesanan). Tiket dapat langsung dibeli di airport (bandara) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit, seperti penerbangan dengan tujuan Jakarta–Surabaya atau Jakarta–Batam.
Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui dengan pasti kapan akan kembali. Bila pimpinan telah memutuskan tanggal kembalinya (saat itu beliau dalam perjalanan), pimpinan harus melakukan konfirmasi kepada airlines melalui telepon, sedangkan tiket dapat diurus di bandara pada waktu keberangkatan.
Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapatkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.
Baggage (bagasi), yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan.


Dokumen internal: surat tugas dan surat peintah perjalanan dinas (SPPD).
Dokumen eksternal: paspor, visa, surat keterangan fiskal, exit permit (tanda bukti perizinan), sertifikat kesehatan (health certificate)/yellow card, tiket pesawat terbang (air ticket), voucher penginapan, surat, travel funds, tiket transportasi, dan tiket akomodasi hotel.
Dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor:
kartu tanda penduduk (KTP),
kartu keluarga (KK),
ijazah pendidikan terakhir,
surat keterangan (SK) pengangkatan pegawai,
surat keterangan catatan kepolisian (SKCK),
akta kelahiran,
surat tugas dari instansi terkait.


Informasi yang diperlukan oleh administrasi kantor/sekretaris sebelum menyusun daftar perjalanan bisnis:
a. Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan pimpinan selama acara perjalanan bisnis tersebut.
b. Memelajari timetable (daftar waktu perjalanan). Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
Langkah-langkah dalam menyusun laporan pembiayaan perjalanan bisnis:
Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang.
Mengelompokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. Misalnya, pos biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra/relasi bisnis), pos biaya makan-minum, dan pos pengeluaran lainnya.
Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan bisnis pimpinan.
Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal berikut.
Waktu keberangkatan: hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama negara untuk perjalanan ke luar negeri.
Jangka waktu perjalanan bisnis: jumlah hari/minggu/bulan.
Jenis transportasi yang dipakai.
Tujuan perjalanan bisnis.
Kapan selesai/tiba kembali.
Ada dua laporan perjalanan bisnis yang harus dibuat, antara lain membuat laporan tentang hasil perjalanan bisnis dan laporan pembiayaan perjalanan bisnis.
Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi tentang:
Daftar nama-nama kota/kabupaten keberangkatan dan kota/kabupaten tujuan.
Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan.
Jenis/tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).
Menyiapkan semua berkas perusahaan, makalah, brosur, dan dokumen-dokumen lainnya yang berhubungan dengan urusan bisnis perusahaan, maupun dokumen yang berhubungan dengan perjalanan bisnis. Kemudian administrasi kantor/sekretaris melakukan pemesanan, mulai dari pemesanan tiket perjalanan dari jenis transportasi yang akan digunakan, pemesanan hotel yang telah dipilih, dan jenis akomodasi lainnya.