Pengertian Kas
1. Kas berarti tempat menyimpan uang
2. Kas berarti uang (uang tunai)
3. Kas berarti tempat membayar dan
menerima uang
4. Dalam kamus Istilah Akuntansi
dijelaskan bahwa uang kas adalah setiap alat tukar yang diterima oleh bank
dengan nilai nominal untuk disimpan. Uang kas suatu perusahaan terdiri dari
uang kertas, uang logam, cek, wesel pos, dan uang yang disimpan di bank (demand
deposit; simpanan deposito, yang sewaktu-waktu dapat dicairkan)
Buku kas atau kaas boek
(Belanda), atau cash book (Inggris) adalah buku yang digunakan untuk
membukukan atau mencatat keluar dan masuknya uang pada suatu perusahaan. Oleh
karena itu, setiap pemegang kas harus memiliki buku kas dan mencatat semua
pengeluaran dan penerimaan yang dilakukannya.
Dalam tata usaha keuangan suatu
lembaga, instansi, atau perusahaan, biasanya pemegang kas adalah bendahara umum
sehingga buku kas yang digunakan untuk mencatatnya disebut buku kas umum. Dalam
buku kas umum dicatat semua penerimaan dan pengeluaran sehingga seluruh
kegiatan keuangan dapat dibaca atau dilihat pada buku tersebut. Jadi, buku kas
umum berfungsi sebagai alat kontrol utama dari seluruh kegiatan pengurusan uang
lembaga atau perusahaan. Mengingat bahwa buku kas umum berfungsi sebagai alat
kontrol, maka buku kas umum harus diselenggarakan secara benar, objektif, dan up
to date (periodik). Setiap transaksi harus didukung dengan bukti-bukti
yang lengkap.
Transaksi (penerimaan dan
pengeluaran) bendahara dapat melalui kas atau melalui bank/ giro pos.
Selanjutnya, penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan melalui kas secara tunai
maupun penerimaan dan pengeluaran melalui bank/ giro pos harus dibukukan atau
dicatat dalam buku kas umum sehingga saldo pada buku kas umum merupakan saldo
uang yang terdiri dari saldo yang ada di kas (saldo kas), dan saldo yang ada di
bank (saldo bank).
2 Pengertian Kas
Kecil
Seperti yang telah diutarakan diatas,
baik penerimaan maupun pengeluaran dapat dilakukan melalui bank/ giro pos dan
melalui kas (tunai). Namun demikian, transaksi yang jumlahnya cukup besar akan
lebih aman bila dilakukan melalui bank. Namun, pengeluaran rutin yang jumlahnya
relatif kecil akan kurang efektif apabila dilakukan melalui bank. Akan lebih
efektif apabila pengeluaran yang terjadi setiap hari itu dikeluarkan dari dana
yang disediakan secara khusus. Dana yang disediakan oleh perusahaan untuk
keperluan sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil disebut kas kecil atau (petty
cash). Pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak akan
ekonomis bila dibayar dengan cek misalnya: pembelian materai, perangko,
rekening telepon, rekening listrik, rekening air, perlengkapan kantor, biaya
keamanan, biaya kebersihan dan sebagainya.
Untuk mengatasi kelemahan kelemahan tersebut dibuatlah kas kecil untuk membayar
pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil. Pada waktu pengeluaran
kas untuk pembentukan dana, kas kecil ditutup dengan cek, sedangkan pembayaran
jumlah-jumlah kecil dapat dibayar dengan uang tunai.
Dana kas kecil diserahkan
pada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan bertanggung jawab penuh atas
pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil. Hal ini dilakukan untuk menjaga
kelancaran dan menghindari bentuk penyelewengan. Pengisian dana kas kecil dapat
dilakukan berdasarkan permintaan pemegang kas kecil jika dana kas kecil sudah
menipis atau dilakukan secara periodik.
3 Peralatan yang
Dibutuhkan untuk Pengelolaan Dana Kas Kecil
Untuk dapat mengelola
administrasi dana kas kecil peralatan yang dibutuhkan, antara lain:
1. Formulir permintaan pengisian kembali kas kecil
2. Formulir permintaaan pengeluaran kas
kecil
3. Jurnal pengeluaran
kas
4. Buku jurnal kas kecil
5. Buku laporan penggunaan dana kas
kecil
6. Bukti pengeluaran kas kecil
7. Alat tulis dan alat hitung.
4 Prosedur
Pengelolaan Dana Kas Kecil
Pengelolaan dana kas kecil
merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil sampai pencatatan
buku kas kecil. Dalam melaksanaan pengelolaan kas kecil, ada beberapa prosedur
antara lain sebagai berikut.
a. Pembentukan Dana
Kas Kecil
Hal yang paling penting dalam
pembentukan kas kecil adalah penunjukan petugas sebagai pemegang kas kecil.
Selain itu, perusahaan juga harus menetapkan jumlah dana kas kecil. Biasanya
jumlah dana kas kecil ditaksir dengan memperhitungkan kebutuhan dan untuk tiga
atau empat minggu. Jika jumlah dana telah ditetapkan, maka bendahara perusahaan
menarik cek untuk diserahkan kepada pemegang kas kecil. Berdasarkan surat
keputusan dari otoritas yang lebih tinggi, bagian keuangan membuat bukti kas
keluar sebanyak tiga lembar. Bagian bendahara menerima dua lembar (lembar 1 dan
lembar 3), sedangkan lembar ke-2 diarsipkan dibagian keuangan. Bagian bendahara
mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke-1 kemudian mengisi cek dan meminta
tanda tangan otorisasi atas cek untuk diserahkan kepada pemegang dana kas
kecil, bersama bukti keluar lembar ke-3. Cek kemudian diuangkan ke bank oleh
pemegang kas kecil dan uangnya disimpan dalam tempat penyimpanan yang terkunci.
Selama perusahaan tidak mengubah jumlah dana kas kecil, maka tidak ada jurnal
lain yang berhubungan dengan rekening Kas Kecil.
Contoh: Pada tanggal 1 Maret PT. ABC
membentuk dana kas kecil sebesar Rp 100.000,00. Maka jurnal yang harus dibuat
untuk mencatat pembentukan dana kas kecil ini adalah,
Maret 1 Kas
Kecil
................. Rp 100.000,00
Kas .............................
Rp 100.000,00
(Untuk mencatat pembentukan kas kecil)
b. Pembayaran
Melalui Kas Kecil
Pemegang kas kecil mempunyai
kewenangan untuk melakukan pengeluaran kas dengan menggunakan uang yang
terdapat dalam kas kecil sepanjang tidak bertentangan dengan kebijakan yang
telah ditetapkan manajemen. Biasanya manajemen membuat ketentuan tentang jumlah
batasan maksimum pengeluaran untuk tiap transaksi yang diijinkan dan
larangan-larangan tertentu, misalnya kas kecil tidak boleh digunakan untuk
memberi pinjaman kepada karyawan. Setiap pembayaran yang dilakukan melalui kas
kecil harus didokumentasikan dengan menggunakan “Bukti Pengeluaran Kas Kecil”
atau Voucher Kas Kecil.
Bukti-bukti pengeluaran kas
kecil harus disimpan pada tempat penyimpanan uang sampai kas kecil diisi
kembali. Oleh karena itu, jumlah rupiah dari seluruh bukti pengeluaran dan
jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil harus selalu sama dengan jumlah dana
kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan (dalam contoh di atas Rp
100.000,00). Dengan demikian, perusahaan setiap saat dapat mengawasi
pengelolaan kas kecil. Biasanya akuntan intern perusahaan melakukan pemeriksaan
mendadak dengan cara mencocokkan jumlah uang yang ada dalam peti uang ditambah
jumlah rupiah dari bukti-bukti pengeluaran dengan jumlah dana kas kecil yang
telah ditetapkan perusahaan. Pada saat terjadi pemakaian kas kecil, perusahaan
tidak membuat jurnal. Pengaruh tiap transaksi pemakaian kas kecil akan dicatat
pada waktu kas kecil diisi kembali.
c. Pengisian
kembali kas kecil
Pemegang dana kas kecil
membuat permintaan pengisian kas kecil berdasarkan bukti-bukti pengeluaran kas
kecil. Berdasarkan dokumen transaksi tersebut, bendahara mengisi cek dan
meminta otorisasi cek kepada pemilik otoritas (misal: kepala departemen).
Apabila uang yang terdapat dalam dana kas kas kecil mencapai tingkat minimum,
maka dana harus diisi kembali. Permintaan pengisian kembali dilakukan oleh
pemegang kas kecil. Untuk itu, pemegang kas kecil harus menyiapkan daftar
pengeluaran (pemakaian) kas kecil yang telah dilakukan dengan dilampiri
bukti-bukti pendukung pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas
kecil diajukan kepada bendahara perusahaan yang akan meneliti keabsahan
pengeluaran kas kecil yang telah dilakukan. Apabila segala sesuatunya sesuai
dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, maka bendahara
memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan pengisian kembali dan
menarik cek sebesar jumlah kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah uang
dalam dana kas kecil akan kembali pada jumlah semula.
Contoh: Pada tanggal 15 Maret pemegang kas
kecil mengajukan permintaan kembali kas kecil sebesar Rp 87.000,00 yang
dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil berupa biaya pos Rp
44.000,00; biaya angkut pembelian Rp 18.000,00; perlengkapan kantor Rp
20.000,00 dan macam-macam biaya lainnya Rp 5.000,00. Jurnal yang harus dibuat
untuk pengisian kembali kas kecil tersebut adalah sebagai berikut:
Maret
15 Biaya
Pos
.....................................
Rp 44.000,00
Biaya Angkut Pembelian .............
Rp 18.000,00
Perlengkapan Kantor
.........................
Rp 20.000,00
Macam-macam Biaya
.........................
Rp 5.000,00
Kas
.....................................................................
Rp 87.000,00
(Untuk mengisi kembali dana kas kecil)
Dari jurnal
pengisian kembali kas kecil diatas, terlihat bahwa rekening Kas Kecil tidak
terpengaruh. Pengisian kembali akan mempengaruhi komposisi dana berupa
penggantian bukti-bukti pengeluaran dengan uang, tetapi tidak mempengaruhi
saldo dana kas kecil.
Dalam pengisian kembali kas
kecil, kadang-kadang terjadi kekurangan atau kelebihan kas. Dengan menggunakan
data dalam contoh di atas, uang yang seharusnya tersisa dalam peti adalah Rp
13.000,00 (Rp 100.000,00 – Rp 87.000,00). Bila uang yang sesungguhnya ada dalam
peti hanya Rp 12.000,00, maka pengisian kembali harus dilakukan sebesar Rp 88.000,00
agar dana kembali menjadi Rp 100.000,00. Untuk itu perlu disediakan rekening
khusus yang disebut rekening Selisih Kas (kadang-kadang disebut rekening
Kekurangan dan Kelebihan Kas).
Jika terjadi kekurangan kas,
maka rekening Selisih Kas harus didebet. Sebaliknya, bila uang yang ada dalam
peti berjumlah Rp 14.000,00 maka pengisian kembali yang diperlukan hanya Rp
86.000,00. Dalam hal demikian, rekening Selisih Kas harus dikredit. Saldo debet
rekening Selisih Kas dilaporkan dalam laporan rugi-laba sebagai biaya
lain-lain, sedangkan saldo kredit rekening Selisih Kas dilaporkan dalam laporan
rugi-laba sebagai pendapatan lain-lain.
Dana kas kecil harus diisi
kembali pada setiap akhir tahun buku, tanpa memandang jumlah kas yang masih
tersisa. Pengisian kembali pada akhir tahun buku diperlukan agar semua
pengeluaran yang terjadi sejak pengisian yang terakhir sampai akhir tahun buku
dapat dilaporkan dalam laporan keuangan.
Penerapan cara pengelolaan
kas kecil seperti dilukiskan di atas akan memperkuat pengendalian intern
karena:
1. Akuntan intern dapat melakukan
pemeriksaan mendadak untuk menghitung kecocokan kas yang sesungguhnya ada
dengan yang seharusnya ada dalam kas kecil.
2. Bukti-bukti pengeluaran kas tidak
mungkin dapat digunakan kembali untuk meminta penggantian kas, karena bukti
yang telah dipertanggungjawabkan selalu diberi tanda “Telah Dibayar”.